Häufige Fragen zu OnSite

OnSite ist eine KI-gestützte Plattform für die Felddokumentation. Sie erfassen Fotos, Videos und Sprachnotizen direkt vor Ort — die KI erstellt daraus strukturierte Berichte, Protokolle und Gutachten. Kein Abtippen, kein Medienbruch, kein Büroabend nach dem Feldtag.

OnSite richtet sich an alle, die draußen arbeiten und drinnen dokumentieren müssen:

• Bauüberwachung & Objektüberwachung — Baubegehungsprotokolle, Mängelanzeigen, Bautagebücher
• Ökologische Baubegleitung — Artenkartierung, Umweltgutachten, Trassenbegehungen
• Landschafts- und Gartenbau (GaLaBau) — Aufmaße, Abnahmeprotokolle, Fotodokumentation
• Forst- und Umweltplanung — Bestandserfassung, Monitoring-Berichte
• Ingenieurbüros & Sachverständige — Inspektionsberichte, Beweissicherung
• Facility Management — Objektbegehungen, Wartungsprotokolle
• Vertrieb & Kundentermine — Gespräche aufnehmen, analysieren und direkt ins CRM übernehmen

Kurz: Jeder, der heute noch mit Klemmbrett, Diktiergerät und Excel arbeitet.

Die meisten Apps digitalisieren nur das Formular — Sie tippen weiterhin alles manuell ein. OnSite geht einen Schritt weiter:

1. Sprache statt Tippen — Diktieren Sie Ihre Beobachtungen, die KI transkribiert und strukturiert automatisch.
2. Bildanalyse — Fotos werden von der KI erkannt, kategorisiert und mit Ihren Notizen verknüpft.
3. Fertige Berichte — Kein leeres Dokument, das Sie füllen müssen. Die KI erstellt einen vollständigen Entwurf in Ihrem Firmendesign.
4. Individuell anpassbar — Keine Standard-App von der Stange. Wir passen OnSite an Ihre bestehenden Formulare und Prozesse an.

Ja. OnSite unterstützt verschiedene Berichtsprofile — von Baubegehungsprotokollen über Tagesberichte bis hin zu Meeting-Protokollen. Jedes Profil hat eine eigene Struktur, die genau zu Ihrem Anwendungsfall passt. Neue Profile werden individuell für Sie konfiguriert.

Ja. Legen Sie das Smartphone auf den Tisch und nehmen Sie die komplette Besprechung auf — auch über zwei Stunden. Die KI transkribiert das Gespräch, trennt die einzelnen Sprecher und erstellt daraus ein strukturiertes Protokoll mit Tagesordnungspunkten, Beschlüssen und offenen Punkten. Kein Mitschreiben, kein Nacharbeiten am Abend.

OnSite läuft im Browser als Web-App und lässt sich mobil als installierbare Web-App (PWA) direkt auf den Startbildschirm legen — auch auf dem iPhone. Für Android gibt es zusätzlich eine native App über den Play Store. So haben Sie OnSite im Büro und im Feld dabei, online wie offline.

Nein. OnSite ist bewusst einfach gehalten: aufnehmen, kurz prüfen, freigeben. Wenn Sie ein Smartphone bedienen können, kommen Sie mit OnSite zurecht. Zum Start richten wir alles für Sie ein und schulen Ihr Team — Sie legen sofort los.

Ja. Die Transkription ist auf die Fachsprache Ihrer Branche ausgelegt und erkennt gängige Fachbegriffe zuverlässig — auch mit regionaler Färbung. Über Ihre individuell konfigurierten Berichtsprofile ist OnSite zusätzlich auf Ihre typischen Begriffe und Formulierungen abgestimmt.

Sie sprechen Ihre Beobachtungen direkt in die App — auf der Baustelle, im Wald oder im Gebäude. Die KI transkribiert Ihre Sprache in Echtzeit und erkennt dabei:

• Fachbegriffe aus Ihrer Branche
• Sprecher bei Besprechungen mit mehreren Teilnehmern
• Struktur — aus einem freien Diktat wird ein gegliederter Text mit Überschriften und Absätzen

Die Transkription funktioniert auf Deutsch und Englisch. Hintergrundgeräusche (Baustelle, Wind, Verkehr) werden zuverlässig herausgefiltert.

Die KI erstellt einen vollständigen Entwurf, den Sie prüfen und bei Bedarf anpassen. Der Ablauf:

1. Sie erfassen Medien und Sprachnotizen im Feld
2. Die KI analysiert, strukturiert und formuliert
3. Sie erhalten einen fertigen Berichtsentwurf im Report-Builder
4. Sie prüfen, korrigieren falls nötig, und exportieren

Die KI ersetzt nicht Ihre fachliche Expertise — sie nimmt Ihnen die Tipparbeit ab. Sie bleiben immer in der Kontrolle.

Die Kernfunktionen (Fotos, Videos, Sprachaufnahmen) sind auch ohne Internetverbindung nutzbar. Ihre Aufnahmen werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind. Die KI-Analyse und Berichtserstellung benötigen eine Internetverbindung, da die Verarbeitung auf unseren sicheren Servern stattfindet.

• PDF — druckfertig, in Ihrem Firmendesign mit Logo und Briefkopf
• Word (DOCX) — editierbar, für Weiterbearbeitung oder Übergabe an Auftraggeber
• SharePoint — direkte Ablage bzw. Anbindung an Ihre SharePoint-Umgebung
• Individuelle Formate — auf Wunsch passen wir die Exportformate an Ihre Anforderungen an (z. B. spezifische Vorlagen Ihres Auftraggebers)

Ja, das ist einer der Kernvorteile von OnSite. Wir digitalisieren Ihre bestehenden Formulare, Checklisten und Protokollstrukturen. Sie arbeiten nicht mit einer Standard-Vorlage, sondern mit Ihren Dokumenten — nur digital und KI-unterstützt.

Beispiele: BÜ-Protokolle nach Ihrem Schema, Mängelkataloge mit Ihren Kategorien, Artenlisten nach Ihrem Kartierungsstandard.

OnSite kombiniert mehrere führende KI-Modelle für Transkription, Textanalyse und Bildverarbeitung. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform mit Serverstandorten in Europa. Sie haben die Wahl: OnSite stellt die KI im Abo bereit — oder Sie hinterlegen Ihren eigenen API-Schlüssel (z. B. Mistral, OpenAI, Gladia) und rechnen direkt beim Anbieter ab.

Alle Daten werden auf Servern in der EU gespeichert — Ihre Projekte, Medien, Berichte und Einstellungen. Wir nutzen keine internationalen Cloud-Dienste für die Datenspeicherung. Die KI-Verarbeitung erfolgt über gesicherte, verschlüsselte Verbindungen.

Ja, vollständig. OnSite wurde von Grund auf für den europäischen Markt entwickelt:

• Serverstandort EU — Keine Datenübertragung in Drittländer für die Datenspeicherung
• Verschlüsselte Übertragung — Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS/SSL)
• Mandantentrennung — Jedes Unternehmen hat eine eigene, isolierte Datenbank
• Datenexport — Sie können jederzeit alle Ihre Daten als JSON oder SQL-Dump herunterladen
• Löschung — Auf Anfrage werden alle Ihre Daten vollständig und unwiderruflich gelöscht

Alle Dokumente werden mit Zeitstempeln versehen und in Ihrer Projektdatenbank archiviert; Änderungen sind über einen lückenlosen Audit-Trail nachvollziehbar. Eine formal zertifizierte Revisionssicherheit (z. B. mit kryptographischen Zeitstempeln nach handelsrechtlichen Vorgaben) ist noch nicht abgeschlossen. Sprechen Sie uns an, wenn zertifizierte Revisionssicherheit für Ihren Anwendungsfall ein Muss ist — wir setzen sie nach Kundenbedarf um.

Ja. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten stellen wir Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO bereit — einfach bei uns anfordern.

Ihre Daten gehören Ihnen. Sie können sie jederzeit vollständig exportieren (z. B. als JSON oder SQL-Dump). Nach Vertragsende löschen wir auf Wunsch alle Ihre Daten vollständig und unwiderruflich.

OnSite ist ein Einmalkauf – kein Abo. Zwei Pakete stehen zur Wahl:

• OnSite Foundation – 2.470 € netto: volle App, grundlegendes Setup und Onboarding Ihrer wichtigsten Abläufe, startklar wie geliefert
• OnSite Vista – 4.940 € netto: zusätzlich intensiveres Onboarding, persönliche Beratung, eigenes Anpassungsprojekt mit individueller Entwicklung & Schnittstellen, optional eigenes Hosting

Hosting auf EU-Servern ist bei beiden inklusive. Die KI-Funktionen rechnen Sie separat ab (siehe unten).

Für die App nein – sie ist ein Einmalkauf ohne wiederkehrende Lizenzgebühren, Hosting inklusive. Nur die KI-Funktionen sind optional: entweder im KI-Abo für 30 € pro Sitz und Monat oder über Ihren eigenen API-Key mit Abrechnung nach Verbrauch beim Anbieter. Jederzeit umstellbar.

Das hängt vom Paket ab:

• OnSite Foundation ist startklar wie geliefert — in wenigen Tagen bis rund einer Woche einsatzbereit.
• OnSite Vista mit individuellem Anpassungsprojekt dauert typischerweise 2 bis 4 Wochen: Woche 1 Kickoff & Prozessanalyse, Woche 2–3 Konfiguration Ihrer Berichtsprofile, Woche 3–4 Schulung, Pilot-Testlauf und Feinschliff.

Am schnellsten testen Sie OnSite direkt selbst — kostenlos und unverbindlich:

Kostenlos testen auf demo.onsiteapp.ai →

Auf Wunsch zeigen wir Ihnen OnSite zusätzlich in einer persönlichen Vorführung anhand Ihrer konkreten Anwendungsfälle (ca. 30 Minuten, unverbindlich).

Der Kauf der App gilt für Ihr gesamtes Unternehmen — Sie können beliebig viele Nutzer anlegen. Bezahlt wird nur pro Sitz, der die KI-Funktionen nutzt (KI-Abo 30 € pro Sitz und Monat). Wer die App ohne KI nutzt, verursacht keine laufenden Kosten.

Ja, jederzeit. Sie können mit OnSite Foundation starten und später auf Vista wechseln — verrechnet wird die Differenz zwischen den beiden Paketen. So fangen Sie klein an und lassen OnSite mitwachsen.

Das optionale KI-Abo (30 € pro Sitz und Monat) hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Die App selbst ist davon unabhängig — sie ist ein Einmalkauf ohne Laufzeit. Alternativ nutzen Sie die KI über Ihren eigenen API-Schlüssel ganz ohne Abo.