KI-Dokumentation für Facility Management

Objektbegehungen, Wartungs- und Prüfprotokolle einfach einsprechen – die KI erstellt den fertigen Bericht. Wiederkehrende Prüfungen wie DGUV V3 lückenlos und revisionssicher dokumentiert. Schluss mit dem Nacherfassen im Büro.

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Revisionssicher
lückenlose, belegbare Nachweise
DGUV V3
wiederkehrende Prüfungen dokumentiert
GPS
+ Zeitstempel je Aufnahme
ab 2.470 €
Einmalkauf · kein Abo

Der Doku-Alltag im Facility Management

Zettel und Excel-Protokolle: Begehungslisten auf Papier, kaum lesbar, doppelt gepflegt und viel zu oft unauffindbar

Verstreute Fotos ohne Kontext: Bilder von Anlagen und Mängeln auf dem Handy, aber keiner weiß mehr, welches Objekt und welcher Termin

Nacherfassen im Büro: Nach der Begehung noch Stunden damit verbringen, handschriftliche Notizen in saubere Protokolle zu übertragen

Fehlende Nachweise bei Prüfpflichten: Bei DGUV V3, Brandschutz oder Wartung fehlt der belastbare Beleg im Prüf- oder Haftungsfall

Haftungsrisiko: Verpasste Wiederholungsprüfungen und Doku-Lücken werden erst im Schadensfall zum Problem – dann ist es zu spät

Wissen im Kopf: Techniker im Urlaub oder krank – und niemand weiß, welche Störung im Objekt zuletzt offen war

Kernfunktionen für Facility Management

Objektbegehung per Sprache & Foto

Während der Begehung einfach diktieren und fotografieren – die KI erkennt Anlagen, Zustände und Auffälligkeiten und erstellt das Begehungsprotokoll.

Wartungs- & Instandhaltungsprotokoll

Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen strukturiert erfassen – mit Anlage, Zustand, durchgeführten Arbeiten und Foto-Beleg.

Prüfprotokolle (DGUV V3)

Wiederkehrende Prüfungen wie DGUV V3 rechtssicher dokumentieren – Prüfergebnis, Fristen und Nachweis lückenlos festgehalten.

Störungs- & Mängeldokumentation

Störungen und Mängel mit Status erfassen – von offen über in Bearbeitung bis behoben. Jeder Vorgang nachvollziehbar dokumentiert.

GPS + Zeitstempel je Aufnahme

Jede Sprachnotiz und jedes Foto wird automatisch mit Standort und Zeitstempel versehen – eindeutig dem Objekt und Termin zugeordnet.

Revisionssichere Ablage

Alle Protokolle werden manipulationssicher und nachvollziehbar archiviert – jederzeit auffindbar, wenn Prüfer oder Auftraggeber fragen.

Export PDF & DOCX

Fertige Protokolle als PDF oder DOCX exportieren – direkt an Auftraggeber, Eigentümer oder in Ihr FM-System übergeben.

Offline & DSGVO-konform

Funktioniert auch in Kellern, Technikräumen und Tiefgaragen ohne Netz. Server in der EU, DSGVO-konform – Ihre Daten bleiben geschützt.

Für wen OnSite gemacht ist

Facility Manager

Begehungen, Wartungen und Prüfungen mobil erfassen – das Büro erhält vollständige, revisionssichere Protokolle ohne Nacherfassung.

Hausverwaltungen

Objektbegehungen und Mängel dokumentieren, Prüffristen im Blick behalten und Eigentümern lückenlose Nachweise liefern.

Technischer Gebäudedienst

Wartungen, Störungen und Reparaturen an haustechnischen Anlagen strukturiert protokollieren – inklusive Fristen und Statusverfolgung.

Betreiber & Eigentümer

Betreiberpflichten und Verkehrssicherung belastbar nachweisen – jederzeit belegbar gegenüber Behörden und Versicherung.

Prüf- & Sachverständigendienste

Wiederkehrende Prüfungen wie DGUV V3 direkt vor Ort erfassen – Prüfergebnis und Nachweis ohne Umweg über das Büro.

Infrastruktur- & Objektbetrieb

Regelmäßige Kontrollgänge in Liegenschaften und technischen Anlagen prüfsicher dokumentieren und archivieren.

So funktioniert's

1
Aufnehmen

Direkt im Objekt Begehung, Wartung oder Prüfung einsprechen und Fotos machen. GPS + Zeitstempel automatisch, auch offline.

2
KI strukturiert

Die KI erkennt Anlagen, Zustände, Prüfergebnisse und Mängel und formt daraus ein sauberes, vollständiges Protokoll.

3
Prüfen

Kurz kontrollieren und bei Bedarf anpassen. Sie behalten die fachliche Verantwortung – die KI unterstützt nur.

4
Archivieren & exportieren

Revisionssicher ablegen und als PDF oder DOCX exportieren – ohne Doppelerfassung im Büro.

KI unterstützt – ersetzt nicht

  • Jedes Protokoll ist vor der Freigabe editierbar und wird fachlich geprüft.
  • Die fachliche Bewertung verbleibt bei Facility Manager und Prüfer.
  • GPS-Verortung und Zeitstempel pro Eintrag – revisionssicher belegbar.
  • DSGVO-konform, Server in der EU – Ihre Objekt- und Betriebsdaten bleiben geschützt.

Warum jetzt digitalisieren?

  • Betreiberpflichten – Prüf- und Wartungsnachweise müssen im Ernstfall belegbar sein.
  • Haftung minimieren – lückenlose DGUV-V3- und Wartungsdoku schützt vor Regress.
  • Fachkräftemangel – jede Stunde Büro-Nacherfassung ist eine Stunde zu viel.
  • Auftraggeber & Eigentümer – erwarten zunehmend digitale, lückenlose Nachweise.
Kein Abo

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ab 2.470 €
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OnSite gibt es als Einmalkauf – keine laufenden Lizenzkosten, die Ihr Budget belasten. Zwei Pakete: Foundation ab 2.470 € und Vista für 4.940 € netto.

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Häufige Fragen

Sind die Prüfprotokolle rechtssicher?
Prüfungen wie DGUV V3 lassen sich strukturiert erfassen und mit Standort, Zeitpunkt, Prüfergebnis und Foto revisionssicher belegen. So haben Sie einen belastbaren Nachweis im Prüf- oder Haftungsfall. Die fachliche Bewertung und Freigabe bleibt dabei stets bei Ihrem Prüfer bzw. der befähigten Person.
Kann ich wiederkehrende Prüfungen abbilden?
Ja. Wiederkehrende Prüfungen und Wartungen – etwa DGUV V3, Brandschutz oder haustechnische Anlagen – lassen sich als wiederholbare Protokolle erfassen und lückenlos dokumentieren. Jeder Durchgang wird mit Datum, Ergebnis und Nachweis festgehalten, sodass die Historie je Objekt und Anlage nachvollziehbar bleibt.
Funktioniert die App auch offline in Kellern und Technikräumen?
Ja. Sprachnotizen und Fotos werden auch ohne Netz mit Zeitstempel aufgenommen und lokal gespeichert. Sobald wieder eine Verbindung besteht, synchronisiert OnSite automatisch – ideal für Tiefgaragen, Technikräume und Keller im Funkloch.
Wie steht es um Datenschutz und den EU-Serverstandort?
OnSite ist DSGVO-konform, alle Daten werden auf Servern in der EU verarbeitet. Ihre Objekt-, Betriebs- und Personendaten bleiben geschützt und in Ihrer Hoheit. Details erläutern wir gern im Gespräch und in unserer Datenschutzerklärung.
In welchen Formaten kann ich die Protokolle exportieren?
Fertige Begehungs-, Wartungs- und Prüfprotokolle exportieren Sie als PDF oder DOCX – inklusive Fotos, Ort und Zeitstempel. So übergeben Sie sie direkt an Auftraggeber, Eigentümer oder in Ihr bestehendes FM-System.
Was kostet OnSite und gibt es ein Abo?
OnSite ist ein Einmalkauf, kein Abo: Foundation ab 2.470 € und Vista für 4.940 € netto. Es fallen keine monatlichen Lizenzgebühren an. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

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